PersonalTelefonFür Personaldienstleister, Zeitarbeit & Recruiting · bundesweit
KI-Telefonassistent für Personaldienstleister
Vom verpassten Anruf zum Vorstellungstermin
Euer Team nimmt jeden Anruf an – den Bewerber nach Feierabend, die Krankmeldung um sechs, den Kunden, der kurzfristig drei Leute braucht. Auch während der Vorstellungsgespräche, auch wenn nach der Anzeigenschaltung dreißig Leute gleichzeitig anrufen. In 72 Stunden live. Euer Aufwand: 90 Minuten.
- 24/7
- erreichbar – auch wenn niemand im Büro ist
- 72 h
- von der Zusage bis zum Live-Betrieb
- 90 Min
- Aufwand auf eurer Seite
- 12 Mon
- Betreuung mindestens inklusive
Vom verpassten Anruf zum Vorstellungstermin
Heute
Die Anzeige läuft, die Bewerber rufen an – und landen in der Mailbox, weil das halbe Team im Vorstellungsgespräch sitzt. Wer nicht durchkommt, ruft nach unserer Erfahrung selten ein zweites Mal an. Er ruft beim Nächsten an.
Mit Assistent
Jeder Anruf wird angenommen, das Anliegen erkannt, die wichtigsten Angaben aufgenommen und als Termin oder Rückruf sauber an die zuständige Person übergeben – ohne dass jemand ein Gespräch unterbrechen muss.
- 1
Anruf wird angenommen
Jeder Anruf, sofort. Auch während der Gespräche, auch abends, wenn Bewerber nach der Schicht telefonieren.
- 2
Anliegen wird verstanden
Bewerbung, Rückfrage zur Stelle, Terminverschiebung, Krankmeldung oder Kundenanfrage? Der Assistent erkennt, worum es geht.
- 3
Nächster Schritt wird ausgelöst
Termin vorschlagen, Unterlagen anfordern, weiterleiten oder Rückruf anstoßen – dokumentiert und übergabefertig.
Der Assistent nimmt auf. Er wählt nicht aus.
Der Assistent fragt ab, was ihr festlegt: Verfügbarkeit, Qualifikation, Schichtbereitschaft, Führerschein, Einsatzort. Er stellt keine Fragen nach Alter, Herkunft, Religion, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Identität. Und er tut etwas nicht, das viele KI-Angebote im Recruiting ausdrücklich anbieten: Er bewertet nicht, er sortiert nicht, er empfiehlt niemanden.
Er nimmt auf und übergibt – die Entscheidung trifft eure Disposition, wie vorher auch. Das ist keine Vorsicht, das ist die Bauweise. Und dass am anderen Ende ein KI-Assistent spricht, sagt er in der ersten Sekunde des Gesprächs.
Leistungen
Was der KI-Telefonassistent für euer Team übernimmt
Zwei Anrufertypen, eine Nummer, gegenläufige Priorität: Der Assistent unterscheidet das zuerst. Kein weiteres Tool, das jemand pflegen muss, sondern ein System, das ab Tag 1 die Anrufannahme trägt – rund um die Uhr, ohne Warteschleife.
Jeden Bewerberanruf annehmen
Auch parallel zu laufenden Gesprächen und außerhalb der Bürozeiten. Kein Kandidat landet in der Mailbox.
Den Kundenanruf nicht in der Bewerberschleife verlieren
Bei euch klingelt dieselbe Nummer für zwei völlig verschiedene Anliegen. Ruft ein Unternehmen mit Personalbedarf an, erkennt der Assistent das und stellt sofort zum zuständigen Vertrieb durch oder legt einen Rückruf mit Vorrang an – statt den Auftrag hinter zwölf Bewerberanrufen einzureihen.
Vorqualifizieren nach euren Kriterien
Verfügbarkeit, Wohnort, Führerschein, Schichtbereitschaft, Qualifikation: Der Assistent fragt genau das ab, was ihr festlegt – und nichts, was das AGG verbietet.
Gesprächstermine koordinieren
Der Assistent schlägt Termine vor und nimmt Terminverschiebungen entgegen, statt dass jemand telefonisch hinterherläuft.
Standardfragen beantworten
Einsatzort, Arbeitszeitmodell, Bewerbungsweg, Stand der Bewerbung, benötigte Unterlagen – beantwortet, ohne dass jemand ans Telefon muss.
Alles dokumentieren
Jeder Anruf digital erfasst: Anliegen, Kandidat, Stelle, Priorität. Übergabefertig für euer ATS oder eure Disposition.
Anrufspitzen
Die Spitzen, an denen Kandidaten verloren gehen
Anrufaufkommen im Recruiting ist nicht gleichmäßig. Es kommt in Wellen – und genau dann fehlt die Kapazität.
Nach der Anzeigenschaltung
In den ersten Tagen nach Schaltung kommt der Großteil der Anrufe. Genau dann sind alle im Gespräch – und genau dann entscheidet sich, wer den Kandidaten bekommt.
Abends und am Wochenende
Wer in Arbeit steht, bewirbt sich nach Feierabend. Diese Anrufe laufen heute ins Leere – und morgen beim Wettbewerber auf.
Montagmorgen in der Zeitarbeit
Krankmeldungen, Einsatzfragen und Neuanfragen treffen gleichzeitig ein, während die Disposition den Tag plant.
Nach Messen und Aktionen
Jobmessen, Aktivierungskampagnen und Radiowerbung erzeugen eine Anrufwelle, für die niemand zusätzliches Personal vorhält.
Warum Personaldienstleister bei KI selten an der Idee scheitern – sondern an der Umsetzung.
Die meisten Häuser haben kein Erkenntnisproblem. Sie haben ein Umsetzungsproblem.
- Zu viele Systeme zwischen ATS, Disposition und Telefonanlage.
- Zu wenig Zeit im Tagesgeschäft, um etwas Neues sauber einzuführen.
- Zu viele Unterbrechungen zwischen Gespräch, Kundentermin und Telefon.
Und am Ende bleibt KI genau das, was niemand mehr hören kann: ein spannendes Thema ohne Wirkung im Alltag. KI bringt nur dann etwas, wenn sie nicht beeindruckt – sondern entlastet.
Ablauf
So läuft die Zusammenarbeit
Von der ersten Frage bis zum Live-Betrieb in drei Schritten. Kein langwieriges Projekt, keine IT-Abteilung nötig.
- 01
Tag 1
Erstgespräch & Analyse
30 Minuten. Wir schauen uns an, wie viele Anrufe bei euch auflaufen, welche davon wiederkehrend sind und wo Kandidaten heute abspringen. Kein Verkaufsgespräch, sondern ein ehrlicher Blick auf eure Abläufe.
- 02
Tag 2–3
Einrichtung & erster Assistent
Passt die Zusammenarbeit, folgt direkt das Onboarding: kompakter Fragebogen zu Stellen, Pflichtangaben und Übergaberegeln, dann steht der erste funktionsfähige Assistent.
- 03
Ab Tag 4
Revisionen, Go-Live & Optimierung
Nach dem Feinschliff geht der Assistent live – innerhalb von 72 Stunden ab Zusage. Danach optimieren wir laufend auf Basis echter Gespräche.
So wird aus KI ein produktiver Teil eures Recruitings
Fünf Dinge legen wir gemeinsam fest – danach läuft der Assistent im Tagesgeschäft mit.
Rufnummer
Eigene Nummer je Kampagne, Überlauf bei besetzt oder komplette Vorschaltung – ihr entscheidet.
Pflichtangaben
Welche Angaben je Stelle abgefragt werden – und welche Fragen aus AGG-Gründen unterbleiben.
Stimme & Ansprache
Stimme, Tonalität und Begrüßung passend zu eurer Arbeitgebermarke.
Systemanbindung
Übergabe an euer ATS, eure Disposition oder euer CRM – je nach vorhandener Schnittstelle.
Analyse & Kontrolle
Jedes Gespräch nachvollziehbar: Transkript, Anliegen, Ergebnis. Ihr behaltet die Kontrolle.
Integrationen
Bei euch rufen keine Kunden an, sondern Bewerber. Und die rufen an, wann sie Zeit haben: abends nach der Schicht, in der Pause, am Samstag. Wer dann in der Mailbox landet, probiert es nach unserer Erfahrung selten noch einmal, sondern beim nächsten Anbieter. Der Assistent geht ans Telefon, nimmt auf, worum es geht, und gibt es strukturiert weiter – dorthin, wo ihr ohnehin arbeitet.
Anrufe außerhalb der Bürozeiten
Der Assistent nimmt Anrufe an, wenn bei euch niemand am Platz ist – abends, am Wochenende, während eines Kundentermins. Ihr bekommt Name, Nummer und Anliegen, statt einer leeren Mailbox.
Bewerber landen direkt in eurem System
Wir binden euer Bewerbermanagement an, etwa Personio, softgarden oder Heyrecruit. Der Anrufer wird als Datensatz angelegt, mit Bezug zur Stelle und dem, was im Gespräch besprochen wurde.
Disposition und Zeitarbeits-Software
Die Anbindung an eure Dispositionssoftware gehört zum Leistungsumfang, zvoove und Timecount inklusive. Ihr braucht dafür nur den API-Zugang eures Anbieters, den Rest übernehmen wir.
Eure Telefonanlage bleibt, wie sie ist
Ob sipgate, Placetel, 3CX oder eine Anlage vom Systemhaus: In den meisten Fällen genügt eine Rufumleitung auf eine zusätzliche Nummer. Ihr tauscht nichts aus und könnt die Weiterleitung jederzeit wieder abschalten.
Fragen zu laufenden Anzeigen
Ein großer Teil der Anrufe bezieht sich auf eine konkrete Anzeige – bei der Bundesagentur, bei Indeed oder StepStone. Der Assistent kennt eure offenen Stellen und beantwortet die üblichen Rückfragen zu Schicht, Ort und Einstiegstermin.
Bewerberdaten
Übertragen wird nur, was zur Weiterbearbeitung nötig ist: Name, Rufnummer, Bezug zur Stelle, Rückrufwunsch. Was gespeichert wird und wie lange, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag und lässt sich pro Feld festlegen.
Über uns
Warum wir?
„Im Recruiting entscheidet sich am Telefon, ob ein Kandidat im Prozess bleibt oder abspringt. Wer als Erster zurückruft, gewinnt – das ist kein Servicethema, das ist das Geschäft. Deshalb bauen wir keine Demos, sondern Systeme, die echte Bewerberanrufe annehmen.“
Spezialisiert auf Personaldienstleister
Keine generischen KI-Konzepte, sondern Gesprächslogik für Bewerbung, Disposition und Kundenanfrage.
Produktiv statt experimentell
Wir bauen keine Demos für Pitchdecks, sondern Assistenten, die echte Kandidaten am Telefon halten.
Alles aus einer Hand
Einrichtung, Betreuung und Weiterentwicklung aus einer Hand – mit mindestens 12 Monaten Support.
Recht mitgedacht
DSGVO, AGG und Löschfristen für Bewerberdaten gehören von Anfang an dazu, nicht als Nachtrag.
Compliance
Datenschutz & Gleichbehandlung
Bewerberdaten sind besonders sensibel, und im Recruiting kommt zum Datenschutz das AGG hinzu.
Verarbeitung in der EU
Sprachverarbeitung, Transkription und Speicherung laufen über die EU-Entitäten der eingesetzten Anbieter in europäischen Rechenzentren. Gesprächsprotokolle werden nach einer vereinbarten Frist gelöscht.
AVV nach Art. 28 DSGVO
Mit vollständigem Auftragsverarbeitungsvertrag: Rechte, Pflichten und Löschkonzepte vertraglich geregelt. Gesprächsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
AGG-konforme Gesprächsführung
Der Fragenkatalog wird so eingerichtet, dass keine Fragen nach Alter, Herkunft, Religion, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Identität gestellt werden. Die Vorqualifizierung erfasst Eignungsmerkmale, keine geschützten Merkmale – und trifft keine Auswahlentscheidung.
Transparenz nach Art. 13 DSGVO und Art. 50 EU-KI-VO
Anrufende erfahren zu Gesprächsbeginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen, und können jederzeit an einen Menschen weiterverbunden werden. Seit dem 2. August 2026 verlangt Artikel 50 der EU-KI-Verordnung genau das. Wir richten die Ansage ein und geben euch den Wortlaut schriftlich, damit ihr sie dokumentieren könnt.
Pakete
Unsere Leistungen
Ein Paket, ein Preis. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, ob es zu eurem Betrieb passt.
KI-Telefonassistent
Implementierung & Go-Live
Ihr wisst, dass euch Kandidaten am Telefon verloren gehen? Wir richten euren KI-Telefonassistenten ein – fertig konfiguriert, in 72 Stunden live.
- Erreichbarkeit rund um die Uhr ab Tag 1
- Vorqualifizierung nach euren Kriterien
- Übergabe an ATS oder Disposition mitgedacht
- DSGVO- und AGG-konform eingerichtet
Ideal für Personaldienstleister mit laufenden Stellenanzeigen und hohem Anrufaufkommen.
Erstgespräch buchen3 Monate je 0 €
danach 99 € / Monat · 899 € einmalig
Monatlich kündbar, keine Mindestlaufzeit
30 Tage Geld-zurück-Garantie
Alle Preise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen.
FAQ
Häufige Fragen
Einordnung
Warum nicht einfach die Plattform selbst einrichten?
Könnt ihr. Die Software zu buchen dauert zehn Minuten. Der Aufwand steckt in den Entscheidungen danach: Welche Angaben fragt der Assistent je Stelle ab? Welche Fragen sind AGG-kritisch und müssen unterbleiben? Wann darf er selbst einen Termin vorschlagen? Was passiert, wenn ein Kunde statt eines Bewerbers anruft? Genau dafür sind wir da – und wir bleiben danach dran.
Zur Lösung
Schreckt eine KI Bewerber nicht ab?
Die Alternative ist heute meistens die Mailbox – und die schreckt zuverlässiger ab. Zu Gesprächsbeginn wird transparent auf den digitalen Assistenten hingewiesen, und jeder kann sich weiterverbinden lassen. Unsere Haltung: Für den Anrufenden zählt, dass jemand rangeht und sein Anliegen ankommt.
Wie stellt ihr sicher, dass die Vorqualifizierung AGG-konform ist?
Der Fragenkatalog wird gemeinsam mit euch festgelegt und auf Eignungsmerkmale beschränkt – Verfügbarkeit, Qualifikation, Schichtbereitschaft, Führerschein. Fragen nach Alter, Herkunft, Religion, Behinderung, Geschlecht oder sexueller Identität werden nicht gestellt. Wichtig außerdem: Der Assistent trifft keine Auswahlentscheidung, er nimmt auf und übergibt. Die Entscheidung bleibt bei euch.
Funktioniert das mit unserem ATS?
Das hängt von den Schnittstellen eures Systems ab. Wir prüfen das im Erstgespräch konkret. Wo eine Anbindung möglich ist, nutzen wir sie. Wo nicht, arbeiten wir mit sauberen, strukturierten Übergaben – der Assistent funktioniert auch ohne tiefe Integration.
Was passiert bei Anrufen, die kein Bewerbungsanliegen sind?
Kundenanfragen mit Personalbedarf, Krankmeldungen aus laufenden Einsätzen oder dringende Rückfragen erkennt der Assistent und leitet sie nach euren Regeln sofort an die richtige Person. Ihr legt fest, was Vorrang hat.
Zur Zusammenarbeit
Was kostet das?
Der KI-Telefonassistent kostet 899 € einmalig für die Einrichtung und 99 € im Monat, jeweils zzgl. Umsatzsteuer. Die ersten drei Monate der Grundgebühr sind kostenlos. Danach ist der Vertrag monatlich kündbar, es gibt keine Mindestlaufzeit. Auf die Einrichtung gilt eine 30-tägige Geld-zurück-Garantie.
Wie viel Zeit müssen wir investieren?
Rund 90 Minuten: 30 Minuten Erstgespräch, ein kompakter Fragebogen zu Stellen und Pflichtangaben und eine Feedbackrunde zum ersten Assistenten. Den Rest übernehmen wir.
Gibt es eine Mindestlaufzeit?
Wir arbeiten auf mindestens 12 Monate angelegt – nicht als Bindung, sondern weil ein Assistent erst mit echten Gesprächsdaten richtig gut wird. Die genauen Konditionen besprechen wir offen im Erstgespräch.
Zum Erstgespräch
Was passiert im Erstgespräch?
30 Minuten am Telefon. Wir hören erst mal zu und schauen uns an, wie viele Anrufe bei euch auflaufen, welche davon wiederkehrend sind und an welcher Stelle Kandidaten heute abspringen. Am Ende wisst ihr, ob sich das für euch lohnt – auch wenn die Antwort nein ist.
Ist das wirklich kostenlos?
Ja. Wir investieren die Zeit, weil wir nur mit Häusern arbeiten wollen, bei denen die Lösung tatsächlich etwas bringt. Das lässt sich vorher klären.
KI muss im Recruiting nicht beeindrucken. Sie muss entlasten.
Wenn ihr wissen wollt, wie ein KI-Telefonassistent konkret in eurem Haus aussieht, lasst uns sprechen. 30 Minuten, klarer Blick auf Anrufaufkommen, Prozesse und nächsten Schritt. Wir verkaufen keine Demo – wir bauen einen Assistenten, der echte Anrufe annimmt.
30 Tage Geld-zurück-Garantie